Ein CAFM- oder IWMS-System stellt die Grundlage für ein effektives digitales Gebäudemanagement dar. Ein kostenloser Leitfaden erläutert, wie die Implementierung einer neuen Lösung oder der sichere Umstieg auf eine zukunftsorientierte Plattform erfolgreich gestaltet werden kann.
Digitales Gebäudemanagement im Fokus: Mit CAFM- und IWMS-Lösungen werden Daten, Prozesse sowie Immobilieninformationen zentral verwaltet. Foto: Loy & Hutz Solutions GmbH
Öffentliche Einrichtungen wie Schulen, Kitas, Rathäuser und Sporthallen betreuen einen umfangreichen und oft sehr vielfältigen Gebäudebestand. Ein CAFM- oder IWMS-System vereint die relevanten Daten und Abläufe rund um diese Gebäude an einem zentralen Punkt. Viele Kommunen und Organisationen implementieren solche Lösungen neu oder müssen veraltete Systeme ersetzen. Wie erkennt man eine zukunftsfähige Lösung und wie gelingt der Umstieg sicher und ohne Datenverlust?
Was sind CAFM und IWMS?
CAFM und IWMS sind zwei Systeme, die für das digitale Gebäudemanagement von Bedeutung sind. Sie helfen dabei, die Verwaltung von Immobilien und deren Daten zu optimieren.
CAFM
Computer-Aided Facility Management: Es vereint, was in zahlreichen Verwaltungen noch in Excel-Listen und Akten verstreut ist: Flächen, Anlagen, Wartungs- und Prüftermine, Verträge, Kosten sowie Dokumente.
IWMS
Integrated Workplace Management System: Ergänzt das CAFM um das Management von Immobilien, Arbeitsplätzen und Nachhaltigkeit auf einer einheitlichen Plattform.
Die Grenzen zwischen beiden Systemen sind fließend. Plattformen wie waveware kombinieren beide Ansätze in einem einzigen System.
Wenn das bisherige System abgekündigt wird
Wenn die bestehende CAFM-Software abgekündigt wird – wie beispielsweise Planon essentialsFM – erhöht sich der Zeitdruck bei der Auswahl eines neuen Systems. Drei Punkte sind entscheidend für einen reibungslosen Umstieg:
- Ein zukunftssicheres System wählen: Eine moderne Plattformarchitektur passt sich neuen Anforderungen an. So vermeiden Sie einen erneuten Systemwechsel.
- Daten sicher und zügig übernehmen, ohne Informationsverlust und ohne monatelange Doppelpflege.
- Einführung und Schulung planen, um einen unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten.
Die nach GEFMA 444 zertifizierte Softwareplattform waveware bietet modulare Standardprozesse, die sich rasch an individuelle Anforderungen anpassen lassen. Professionelle Import- und Migrationstools sorgen dafür, dass vorhandene Bestandsdaten sicher in das neue System übertragen werden, auch unter Zeitdruck.
Checkliste: Worauf es bei der Auswahl ankommt
Bei der Auswahl eines neuen Systems sollten mehrere Kriterien beachtet werden, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
- Moderne Plattformarchitektur: Eine zentrale Datenbasis, die über viele Jahre hinweg tragfähig ist und mitwächst, um nicht gleich den nächsten Umstieg anstehen zu haben.
- GEFMA-444-Zertifizierung: Fachlich geprüfte Standardprozesse im Facility Management.
- ISO 27001: Gültige ISMS-Zertifizierung nach ISO 27001.
- Schnittstellen und Partner: Anbindung von CAD, ERP, IoT-Sensorik (Building X) und mehr.
- Migration und Begleitung: Sichere Datenübernahme, Einführung und Schulung aus einer Hand.
Einführung ohne akuten Handlungsdruck
Auch Kommunen und öffentliche Einrichtungen, die bisher kein CAFM-System nutzen, können davon profitieren, sich frühzeitig mit einer zukunftssicheren Lösung auseinanderzusetzen. Ohne Zeitdruck lassen sich Anforderungen in Ruhe klären, Daten strukturieren und Prioritäten setzen.
Die modulare Plattformarchitektur von waveware mit einer zentralen SQL-Datenbank kann mit über 80 Anwendungen erweitert werden und passt sich steigenden Anforderungen an. Das Partnernetzwerk, unter anderem über die Schnittstelle zu Siemens Building X, ermöglicht zudem die Nutzung von IoT- und Sensordaten. So haben öffentliche Verwaltungen die Möglichkeit, ihre Gebäudeprozesse zu optimieren und Schritt für Schritt zu automatisieren.
Umstieg in öffentlichen Verwaltungen bereits vielfach erfolgt
Viele Kommunen, öffentliche Einrichtungen und weitere Organisationen haben die Einführung von waveware oder den Wechsel dorthin bereits erfolgreich umgesetzt. Davon profitieren Sie: Die Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten fließen direkt in Ihr Vorhaben ein. So sind unter anderem die Stadt Bonn, DATEV, die Bundesagentur für Arbeit (BI Management), die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) und viele weitere Organisationen nahtlos von Planon essentialsFM auf waveware umgestiegen.
Mehr als ein IT-Projekt
Die Entscheidung für ein CAFM- oder IWMS-System betrifft nicht nur das Gebäudemanagement. Gebäude- und Liegenschaftsdaten werden in vielen Bereichen der Verwaltung benötigt: im Energiecontrolling, bei der Raumvergabe oder bei den Maßnahmen, die das Klimaanpassungsgesetz seit Juli 2024 von Kommunen fordert.
Gleichzeitig steht die Verwaltungsdigitalisierung in vielen Regionen noch am Anfang. Laut der Initiative Stadt.Land.Digital hatte im Jahr 2022 nur etwas mehr als jede vierte Kommune eine ausformulierte Digitalstrategie. Wer heute auf eine erweiterbare Plattform setzt, schafft eine Basis, auf der sich weitere Prozesse schrittweise digitalisieren lassen.
Whitepaper: Digitalisierung in Städten und Kommunen
Wie Kommunen und öffentliche Einrichtungen dabei vorgehen können, zeigt unser Whitepaper. Es behandelt unter anderem:
- Anforderungen, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren einer Digitalisierungsstrategie
- Lokales Hosting oder Cloud: Was zu welcher Verwaltung passt
- Spezialsoftware oder Datenplattform: Wie sich Insellösungen vermeiden lassen
- Die Kriterienkataloge der GEFMA 444 im Überblick
- Konkrete Handlungsempfehlungen für Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger
Loy & Hutz Solutions GmbH Emmy-Noether-Straße 2 79110 Freiburg i. Br. Tel.: +49 761 45962-0 E-Mail: [email protected] www.loyhutz.de