Bei zahlreichen Unternehmen steht alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung an. Ab dem Jahr 2027 wird diese Prüfung jedoch ausschließlich in digitaler Form durchgeführt. Die “elektronisch unterstützte Betriebsprüfung” wird zur Pflicht, während bisherige Befreiungen automatisch ihre Gültigkeit verlieren. Im Folgenden wird erläutert, was dies bedeutet und wie sich Arbeitgeber darauf vorbereiten können.
Die deutsche Rentenversicherung plant, alle Daten für Betriebsprüfungen künftig nur noch elektronisch zu empfangen. Ab 2027 sind die bisherigen Befreiungen nicht mehr gültig. – © nmann77 – stock.adobe.com
Bereits seit 2014 existiert die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. In diesem Verfahren stellt der Arbeitgeber die Unterlagen zur Entgeltabrechnung in elektronischer Form zur Verfügung, anstatt sie in Papierform einzureichen.
Mit dem “Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze” (7. SGB IV-ÄndG) wurde bereits am 1. Januar 2023 die Freiwilligkeit zur Teilnahme an dieser Prüfungsart aufgehoben. Unternehmen konnten sich jedoch auf Antrag von der Pflicht befreien lassen. Diese Möglichkeit endet jedoch endgültig am 31. Dezember 2026.
Ab 2027 sind alle Unternehmen verpflichtet, die prüfungsrelevanten Daten in einer elektronisch auswertbaren Form bereitzustellen, unabhängig von der Größe des Betriebs. Der Umfang der zu prüfenden Daten bleibt unverändert, lediglich die Art der einzureichenden Unterlagen wird angepasst.
Effizientere Prüfungsabläufe für Arbeitgeber und Rentenversicherung
Für die Rentenversicherungsträger bringt die elektronische Betriebsprüfung den Vorteil mit sich, dass die bereitgestellten Daten mithilfe spezieller Software schneller und automatisiert geprüft werden können. Die Feststellungen können anschließend effizient vom Prüfer weiterverarbeitet werden.
Auch Arbeitgeber profitieren von dieser digitalen Form der Betriebsprüfung. Sie müssen keine Unterlagen in Papierform mehr zusammenstellen, was die Vorbereitungsarbeiten erheblich vereinfacht. Nach Abschluss der Prüfung können die Ergebnisse ebenfalls effektiver bearbeitet werden. Zudem wird das Prüfungsergebnis zusätzlich zur postalischen Zustellung auch elektronisch übermittelt. Mögliche Meldekorrekturen können in Zukunft ebenfalls elektronisch an die Arbeitgeber zurückgesendet werden, was die manuelle Bearbeitung solcher Korrekturen überflüssig macht.
Ob eine Prüfung vor Ort vollständig entfällt, hängt davon ab, ob der Prüfer zu den vorgelegten Daten noch Rückfragen hat oder Unstimmigkeiten festgestellt hat, die er gerne direkt klären möchte.
Vorbereitung auf die elektronische Betriebsprüfung
Die Unterlagen, die der Prüfer anfordert, müssen in einem bestimmten Dateiformat über das Modul “euBP” an den Kommunikationsserver der Rentenversicherung weitergeleitet werden. In der Prüfungsankündigung erhalten die Betriebe dabei eine Frist zur Übermittlung der Daten. Aus Gründen der Datensicherheit ist die Bereitstellung auf DVDs, CDs oder USB-Sticks nicht zulässig.
Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass ihr Abrechnungsprogramm ein zertifiziertes Programm gemäß § 28p Abs. 6a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) ist. Dieses muss in der Lage sein, die Datensätze im geforderten Format online auszugeben und zu übermitteln.
Zusätzliche Unterlagen zur Entgeltabrechnung, wie beispielsweise Geburtsnachweise, müssen ebenfalls in elektronischer Form bereitgehalten werden, wenn sie seit dem 1. Januar 2022 erstellt wurden. Diese Dokumente sind in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen und müssen vollständig, korrekt und chronologisch geordnet dokumentiert werden. Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Die zuständigen Stellen akzeptieren Abrechnungen in PDF-Format sowie in Bilddateien der Formate PNG, TIFF, JPEG und BMP. Welche Unterlagen digital bereitgehalten werden müssen, ist in den §§ 8 und 9 BVV festgelegt. Darüber hinaus erhält der Arbeitgeber mit dem Erhebungsfragebogen und der Prüfankündigung eine entsprechende Liste.
Wichtige Hinweise zu Signaturen
Aufwändiger sind die Erklärungen und Anträge, die der Arbeitnehmer selbst unterschreiben muss, wie etwa der Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht. Diese müssen in elektronischer Form eine qualifizierte elektronische Signatur tragen, die entweder der Arbeitnehmer bereits seiner elektronischen Dokumentation hinzugefügt hat oder die der Arbeitgeber mit einer fortgeschrittenen Signatur während der Digitalisierung des Dokuments anbringen kann. Diese Signaturen ersetzen die handschriftliche Unterschrift. Ohne die erforderlichen Signaturen müssen zusätzlich zu den elektronischen Dokumenten die Papierdokumente aufbewahrt werden.
Bei der Speicherung der Unterlagen sind die Grundsätze der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu beachten, es sei denn, es liegen abweichende sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen vor. Arbeitgeber sollten zudem die Regelungen zur Vergabe von Dateinamen genau beachten. Der Name darf maximal 64 Zeichen lang sein und darf keine Sonderzeichen, Umlaute oder Leerzeichen enthalten.
Sobald die Daten bei der Rentenversicherung eingehen, erhalten die Arbeitgeber eine Annahmequittung und der Prüfer kann mit der Prüfung beginnen.
Tipp: Befreiung bis Ende 2026 beantragen
Arbeitgeber, die bislang versäumt haben, eine Befreiung zu beantragen, sollten dies möglicherweise bis zum Jahresende nachholen. Ein Antrag auf Befreiung von der Pflicht zur Übermittlung elektronischer Entgeltunterlagen kann, sofern er vor dem 31. Dezember 2026 gestellt und genehmigt wird, rückwirkend für die Zeiträume vom 1. Januar 2022 bis zum 31. Dezember 2026 gelten. Auch wenn ab 2027 keine Befreiungen mehr gewährt werden, müssen bei einer Prüfung keine Unterlagen aus den vorherigen Jahren digital bereitgestellt werden.
Bei Fragen können sich Arbeitgeber an ihren Ansprechpartner für die Betriebsprüfung bei dem zuständigen Rentenversicherungsträger wenden.
>> Infos und Kontaktdaten finden Sie hier