Wenn Unternehmen Kunden oder Lieferanten zu einem Essen einladen, dürfen sie steuerlich nur 70 Prozent der Ausgaben absetzen – vorausgesetzt, Beleg und Buchung sind korrekt. Das Finanzamt prüft Bewirtungsbelege sehr genau. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es bei Kassenbons, Eigenbelegen und digitaler Archivierung zu achten gilt.
Geschäftliche Mahlzeiten mit Bauherren oder Lieferanten können steuerlich abgesetzt werden, jedoch nur zu 70 Prozent und nur mit einem vollständigen Beleg. Bei Betriebsprüfungen achtet das Finanzamt besonders auf die Bewirtungsrechnungen. © s-motive – stock.adobe.com
Viele Handwerksbetriebe führen geschäftliche Besprechungen während eines gemeinsamen Mittag- oder Abendessens durch. Verhandlungen mit Bauherren oder wichtige Abstimmungen mit Lieferanten und Architekten lassen sich oft angenehmer im Rahmen eines Essens gestalten. Dennoch kontrolliert das Finanzamt die Belege für solche Bewirtungen in Betriebsprüfungen sehr genau. In diesem Artikel zeigen wir, worauf Handwerksbetriebe in Zeiten der E-Rechnung besonders achten müssen.
Was sind Bewirtungskosten?
Unternehmen müssen bewirtungsbezogene Ausgaben steuerlich von den sogenannten Aufmerksamkeiten unterscheiden. Kleine Aufmerksamkeiten während betrieblicher Besprechungen, wie eine Tasse Kaffee oder ein Glas Wasser, zählen nicht als Bewirtungskosten. Solche Gesten der Höflichkeit können in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Wenn Handwerksbetriebe jedoch Kunden, Lieferanten oder Subunternehmer zu einem Geschäftsessen einladen oder die Bewirtung über die erwähnten Kleinigkeiten hinausgeht, wird dies als geschäftliche Bewirtung im steuerlichen Sinne angesehen. Für solche Bewirtungen gelten umfangreichere Nachweispflichten, und das Finanzamt erkennt nicht die gesamten Kosten an.
Wie hoch sind die steuerlich abziehbaren Kosten?
Bei der steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten müssen Betriebe sowohl die ertragsteuerlichen als auch die umsatzsteuerlichen Regelungen berücksichtigen.
Ertragsteuerlich sind gemäß § 4 Abs. 5 EStG nur 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehbar. Die verbleibenden 30 Prozent sind nicht abziehbar.
Umsatzsteuerlich können Handwerksbetriebe in der Regel die Vorsteuer vollständig abziehen, vorausgesetzt, sie sind dazu berechtigt und es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor. Eine Abzugsbeschränkung wie bei der Ertragsteuer gibt es in der Umsatzsteuer grundsätzlich nicht. Nur wenn das Finanzamt die Bewirtung aufgrund der Kosten als unangemessen einstuft, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
Ab dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen zum Verzehr vor Ort ein Umsatzsteuersatz von sieben Prozent. Daher können Betriebe für die Speisen auf der Bewirtungsrechnung nur sieben Prozent Vorsteuer abziehen. Bei Getränken sind es in der Regel 19 Prozent. Speisen und Getränke müssen auf der Rechnung getrennt ausgewiesen sein.
Welche Nachweisanforderungen gelten für Bewirtungskosten?
Bei geschäftlichen Bewirtungen muss der Beleg folgende Informationen enthalten:
- Wo die Bewirtung stattgefunden hat
- An welchem Tag die Bewirtung stattfand
- Wer anwesend war
- Was der Anlass der Bewirtung war und
- Wie hoch die Aufwendungen waren.
Bei Bewirtungen in Restaurants sind die meisten dieser Angaben bereits auf der Rechnung zu finden, da es sich um umsatzsteuerliche Pflichtangaben handelt. Unternehmen müssen daher meist nur noch den Anlass und die Teilnehmer der Bewirtung zeitnah in einem sogenannten Eigenbeleg ergänzen.
Betriebe sollten sich bewusst sein, dass das Finanzamt insbesondere den Anlass einer Bewirtung genau prüft. Allgemeine Beschreibungen sind oft nicht ausreichend. Daher sollten Unternehmen die konkret besprochenen Projekte auf dem Beleg angeben und ihn anschließend unterschreiben oder elektronisch genehmigen. Bei der Buchung gilt § 4 Abs. 7 EStG: Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben zu buchen.
Neueste Anforderungen an Bewirtungsbelege laut BMF-Schreiben
Im BMF-Schreiben vom 19. November 2025 wird erneut klar zwischen Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen) und Rechnungen über 250 Euro brutto unterschieden.
Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des bewirtenden Betriebs
- Ausstellungsdatum
- Genau Beschreibung der Leistung (keine allgemeine Bezeichnung wie “Speisen”)
- Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung), maschinell ausgewiesen oder mit dem Vermerk “Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum” (ein nachträglicher handschriftlicher Vermerk reicht nicht aus)
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Angewandter Steuersatz
Für Rechnungen über 250 Euro sind zusätzlich zu den genannten Angaben weitere Pflichtangaben erforderlich:
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des bewirtenden Betriebs
- Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens
- Nettoentgelt
- Steuerbetrag und
- Steuersatz
Die Finanzverwaltung besteht darauf, dass Bewirtungsbelege maschinell erstellt sind. Nutzt der bewirtende Betrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem, muss der Beleg zudem den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Elektronische Registrierkassen müssen mittlerweile mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die die Kassenvorgänge manipulationssicher protokolliert.
Für Handwerksbetriebe bedeutet dies in der Praxis, dass der Kassenbeleg die TSE-Merkmale enthalten muss, einschließlich einer Transaktionsnummer und der Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls. Rein handschriftliche Rechnungen oder maschinell erstellte Belege ohne TSE-Merkmale sind in der Regel nicht ausreichend.
Allerdings müssen Handwerksbetriebe das Kassensystem des Lokals nicht selbst überprüfen. Enthält der Beleg die genannten TSE-Merkmale, können die Unternehmen darauf vertrauen, dass das Kassensystem ordnungsgemäß ist, auch wenn die Daten nur in Form eines QR-Codes auf dem Beleg abgebildet sind.
Eine Ausnahme besteht, wenn die Bewirtung später abgerechnet und nicht bar bezahlt wird, was beispielsweise bei größeren Veranstaltungen oder nur unbaren Zahlungen der Fall ist. In diesen Fällen ist kein Kassenbeleg mit TSE-Angaben erforderlich. Die unbare Zahlung muss jedoch durch einen Zahlungsnachweis (zum Beispiel Kontoauszug oder Kartenbeleg) oder durch die Rechnung selbst belegt werden.
Wissen zu E-Rechnungen als Bewirtungsbelege
Am 1. Januar 2025 trat die E-Rechnungspflicht für inländische Unternehmen in Kraft. Es gibt jedoch Übergangsfristen und Ausnahmen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, die im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben, E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro müssen jedoch nicht als E-Rechnungen ausgestellt werden. Für Rechnungen über 250 Euro dürfen Bewirtungsbetriebe laut Finanzverwaltung zunächst einen gedruckten Kassenbeleg ausstellen und diesen später durch eine E-Rechnung berichtigen.
Somit können Handwerksbetriebe bei Bewirtungsbelegen weiterhin sowohl Papierbons als auch E-Rechnungen empfangen. Sie dürfen Papierrechnungen unter Einhaltung der GoBD – den Regeln für eine nachvollziehbare und unveränderbare elektronische Buchführung – digitalisieren. Auch den Eigenbeleg mit den ergänzenden Angaben dürfen sie digital erstellen.
Betriebe sollten jedoch sicherstellen, dass Rechnung und Eigenbeleg im Archivsystem miteinander verknüpft sind, da für die Finanzverwaltung entscheidend ist, dass der Zusammenhang zwischen beiden Belegen nachvollziehbar bleibt. Das Bundesfinanzministerium hat zudem klargestellt, dass der digitale Nachweis eine elektronische Unterschrift oder ein elektronisches Genehmigungsverfahren erfordert, damit nachträgliche Änderungen erkennbar sind. Für Handwerksbetriebe ist es wichtig, dass später nachvollzogen werden kann, welche Belege zusammengehören und wer sie wann erfasst und genehmigt hat.
Formelle Mängel wie ein fehlender Eigenbeleg oder eine formal fehlerhafte Rechnung können nicht durch nachträgliche Notizen behoben werden.
Wichtig ist auch, dass der Ablauf des Belegprozesses in die Verfahrensdokumentation des Handwerksbetriebs aufgenommen wird.
Trinkgelder und deren Nachweis
Die Finanzverwaltung legt Wert darauf, dass gezahlte Trinkgelder nachgewiesen werden – beispielsweise indem der Empfänger das Trinkgeld direkt auf der Rechnung quittiert. Liefern die Unternehmen diesen Nachweis, unterliegen auch die Trinkgelder der 70-zu-30-Regelung.
Beispiel
Ein Handwerksbetrieb lädt einen Subunternehmer zu einem Mittagessen ein, bei dem der Ablauf einer neuen Großbaustelle in der Stadt X besprochen wird. Die Rechnungssumme beträgt 140 Euro brutto, aufgeteilt in 100 Euro brutto für Speisen (93,46 Euro netto zuzüglich 6,54 Euro Umsatzsteuer zu sieben Prozent) und 40 Euro brutto für Getränke (33,61 Euro netto zuzüglich 6,39 Euro Umsatzsteuer zu 19 Prozent). Von den Nettobewirtungskosten sind 70 Prozent steuerlich abziehbar, während 30 Prozent nicht abziehbar sind. Der Handwerksbetrieb zahlt bar. Die zugehörige Rechnung ist maschinell erstellt und weist alle notwendigen Merkmale auf.
Der Handwerksbetrieb erstellt noch am selben Tag einen digitalen Eigenbeleg mit dem konkreten Anlass und den Namen der Teilnehmer, genehmigt ihn elektronisch und archiviert ihn zusammen mit der Rechnung. Somit kann der Handwerksbetrieb die Bewirtungskosten absetzen.